El almacén es un lugar especialmente estructurado y
planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o
variable de la empresa, antes de ser requeridos para al administración, la
producción o al venta de artículos o mercancías.
Todo almacén puede considerarse redituable para un
negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades:
producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe
tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. ya
que un almacén es diferente a deposito de mercaderías
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es
algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razón por la
cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de
faltantes y al menor costo posible de operación.
La custodia fiel y eficiente de los materiales o
productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona
en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones
especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y
ayuda en el control de inventarios. Debe existir un sola puerta, o en todo caso
una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar
un registro al día de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y
contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a
programación de y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar
una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido
de compras, control de inventario y producción. Cada material o producto se
tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes,
espacios marcados para facilitar su ubicación.
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere
documentación autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe
estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida
al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de
inventarios. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para
poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. El área ocupada
por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho,
debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
Funciones del Almacén
La manera de organizar y administrar los almacenes
depende de varios factores tales como el tamaño, el grado de descentralización
deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los
equipos y facilidades de manufactura. La programación de la producción
establece los parámetros que serán claves para los diseños futuros de los
almacenes. Para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones
son comunes a todo tipo de almacenes:
- Recepción de Materiales
- Registro de entradas y salidas del Almacén.
- Almacenamiento de materiales.
- Mantenimiento de materiales y de almacén.
- Despacho de materiales.
- Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
- Según su localización y la función para la que fueron creados, encontramos distintos tipos de almacén.
Almacén Central
Este almacén es creado para disminuir los costos ya que
se sitúan lo más cerca posible a las plantas de producción con lo que la
distancia y la velocidad son factores críticos para su diseño.
Una de las funciones que tiene este tipo de almacén es
suministrar productos a los almacenes regionales. Por lo general en estos
almacenes se busca consolidar volúmenes importantes de material para disminuir
lo más posible el manejo de pequeñas cantidades de material que incrementan el
costo en recursos y tiempo para manipular cargas
pequeñas.
Almacén Regional
Este almacén se localiza cerca de los lugares donde se
van a consumir los productos.
El diseño está más enfocado a la especialización de
paquetes ideales para su consumo inmediato, adecuado para recibir grandes
cantidades de material y con una zona de separación para distribuir los
productos en grupos pequeños como kitts de materiales utilizados en las líneas
de manufactura o consumo final.
La ruta de distribución de los productos del almacén a
los centros de consumo no debe ser superior a un día.
Almacén de Tránsito
Se trata de un recinto especialmente acondicionado para
la recepción y expedición rápida de productos.
Se suele localizar en algún punto intermedio entre el
almacén regional y el lugar de consumo, cuando entre ambos hay una distancia
que se tarda en cubrir un tiempo superior a un día. Suele aplicar equipos y
sistemas de almacenaje sencillos.
EL ALMACÉN NO ES UN DEPOSITO
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